この章では、メール送信での基本的なことについてご説明します。
ご存知のものも多いとは思いますが、おさらいの意味も含めてご覧いただければと思います。
大事なことは、相手のことを考えてメールを作成することです。
 
相手の呼びかけ方に気をつけましょう
メールの本文の一行目には、相手の会社名とお名前を呼びかけます。
会社名は、一番最初にメールをする際には、株式会社は（株）などと略さずに付けます。
２回目以降は、（株）と略したり、会社名のみでもよい場合もあります。
その後にその方のお名前になりますが、名前の後に「様」を付けます。
もし、相手の役職名で呼びかける時は、「様」は付けません。
例：○×商事株式会社 中島様
○×商事株式会社 中島課長
名前を名乗りましょう
メールの本文の一行目に相手の呼びかけを行った下に自分の名前を名乗ります。
差出人に自分のメールアドレスが入ったり、メールの下部に署名が入るので、いきなり本文を書き出す人がいますが、全ての人が差出人を見てからメールを見るわけではありません。
また、本文が長い場合、誰からのメールかわからずに読み続けて、送信者がわかって見直したりすることになると、相手に余計な稼動の負担をかけることになりますので、気をつけてください。
例：○×商事の中島です。
本文は適当な長さで改行をいれましょう。
１行の文字数は、７０字を目安に改行するようにしましょう。
日本語は、２文字分（２バイト）のため、３５文字になります。
メールソフトで、設定により、改行を入れてくれるものもあります。
これを使うと、自動的に改行をしてくれるので、便利でお勧めです。
署名をつけましょう
これは、マナーとしてではなく、ビジネスとして必要な事項です。
電話番号がわからない相手に電話をする際に、名刺を探すのは面倒くさいので、送られたメールの署名を見て、連絡先を確認するということが私もよくありました。
メールソフトで、一度設定をすると、メール作成時に自動的に付くようになるので、あらかじめ設定をしておきます。
■ 氏名
署名ですので、当たり前ですよね。
■ 氏名のフリガナ
人の名前は意外と読めないものです。難しい読みの人や他の読み方ができるような名前の人はフリガナを入れてください。ひらがなやカタカナ、アルファベットでもよいと思います。
■ 会社名
会社名だけではなく、キャッチフレーズやスローガン、代表的な商品の紹介などを入れてもよいと思います。
■ 役職
「代表取締役」などの会社の役職でもよいですし、「●×商品販売スペシャリスト」などの認知されたい肩書きなどを入れてもよいと思います。
ちなみに、私の場合は、「インターネットコンサルタント」としています。
■ 郵便番号・住所
会社の住所を入れます。
ホームページの案内図があるURLを入れておくのもよいと思います。
■ 電話番号・FAX番号
オフィスの電話番号・FAXを入れます。
代表番号や直通の電話番号、携帯電話の番号を入れてもよいと思います。
■ ホームページアドレス
“http://”から入力します。
御社で扱う商品ごとにホームページがあるのであれば、それを入れるのもよいと思います。
■ メールアドレス
自分のメールアドレスを入力します。
当たり前ですが、所属や連絡先が変わった際には、必ず変更を行います。「電話番号が変更になりました」などのコメントを入れるのもよいと思います。
添付ファイルとは、Microsoft WordやMicrosoft Excelなどのアプリケーションソフトで作成したファイルを相手先に送る時に使う方法です。
気をつけていただきたいのが、添付ファイルのサイズです。
アプリケーションソフトで作成をすると、比較的ファイルのサイズが大きくなります。
サイズが大きいファイルをそのまま添付してしまいますと、共有の資源であるネットワークに影響が出る場合があります。
普通の道路に例えると、通常は、３車線の道路を１車線ごとに車が通っていますが、サイズの大きなファイルは、３車線をふさぐような大きな車と考えてください。
またこの車は遅いので、後続の車がゆっくりとしか走ることができません。
このようなことがネットワーク上で起り、他の人が迷惑をします。
目安とすると、1MBを超えるようなファイルの場合には、圧縮する必要があります。
ファイルを圧縮してサイズを小さくする方法ですが、圧縮には、LZH（エルゼットエイチ）やZIP（ジップ）という形式があり、よく使われていますので、どちからにしていただければよいと思います。
圧縮するツールには、Lhaca（ラカ）やWinZIP（ウィンジップ）があります。
これらのツールは、無料（フリーウェア）で、圧縮して届いた添付ファイルを解凍することもできますので、パソコンにインストールしておくとよいと思います。
入手は、以下のサイトからできます。
■ 窓の杜
http://www.forest.impress.co.jp/
■ ベクター
http://www.vector.co.jp/
お客様の個人情報やパスワードなどの重要な情報は、極力メールでは送らないようにしましょう。
基本的にメールは、暗号化をされていないため、メールが送信されている途中で盗み見ることが技術的にはできてしまいます。
どうしても送らないといけない場合には、暗号化するようにしましょう。
簡単な方法では、Microsoft WordやMicrosoft Excelの保存時にセキュリティオプションにてパスワードを付けることができます。
「読み取りパスワード」を設定することにより、パスワードを知っている人しかファイルを開くことができなくなります。
相手にパスワードを知らせる時には、添付ファイルと同じメールに記述するのではなく、別のメールで送ったり、電話などの他の手段を使います。
件名はメールの内容がわかるものにしましょう。
用件は、本文を読めばわかると考えずに、相手のことを考え、件名からも内容が推測できるものに心がけます。
よくない例
■ 「 」（無題）
■ 「ご連絡」
■ 「ご挨拶」
記号などを使うのも、わかりやすくするのに有効です。
よい例
■ 「【お礼】昨日の○×案件打ち合わせについて」
■ 「【確認依頼】第３回打ち合わせ議事録」
インターネットコンサルタント
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メールソフトは選んで使いましょう
