この章では、大量に届くメールについて、効率的に管理をする方法についてご説明をしたいと思います。

基本的な考え方は、受信箱に溜まるメールを極力少なくし、受信箱にあるメールにてタスク管理をしていく考え方です。

１．SPAMメールに関しては、自動的にゴミ箱にいくように設定する
ウィルス対策ソフトで、SPAMの判断を行うものもありますし、メールソフトにプラグインで追加をすることにより、この判断を行うものもあります。

SPAMメールとは、 許可を得ていない広告メールのことを一般的に呼んでいます。

２．送信者によりフォルダの振り分けを使う
メールマガジンのように定期的に送られてくるが、すぐに見なくてもよいメールに関しては、着信時に振り分けを行い、時間があるときに見るようにします。

３．受信箱に入っているメールを処理していく
受信箱にあるお客様や部下からのメールに関して、どんどん処理をしていきます。
朝一番や休み明けのように大量に受信箱にメールがある場合には、一通りメールの確認をした後に、重要度の高いメールから処理をしていきます。

４．処理したメールに関しては、フォルダに格納していく
フォルダは、送信者名の名前をつけてもよいですし、送信者をグループ化し、その名前のフォルダを作成し、格納していく方法でもよいです。

この方法で私は、管理職を行っていたSE時代に毎日５００通のメール処理を行っていました。

あと、これはメールに占める業務の重要度にもよりますが、メールが届くたびに、受信箱をチェックしていませんか？

これだと、重要度の低いメールをチェックするのに業務が中断されてしまう可能性があるため、業務と業務の合間にしたり、メールチェックの時間を決めることをお勧めします。

メールの活用に関して、これで終了になります。いかがだったでしょうか？

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